Administrasjonsoppgaver som kan håndteres av AI-verktøy koster amerikanske bedrifter mer enn 818 milliarder dollar i året i tapt personaltid, ifølge en studie.
Forskning blant 3000 amerikanske kontorarbeidere fant at de som er ansvarlige for administrasjonsoppgaver – fra å skrive e-poster, ta notater og utarbeide rapporter – anslår at de i gjennomsnitt kaster bort over fem og en halv time i uken på å fullføre rutinearbeid manuelt.
Basert på at gjennomsnittlig kontorarbeiderlønn til de spurte er $115 779, tilsvarer dette $3 milliarder tapt hver arbeidsdag.
Undersøkelsen viste at utforming av e-poster er det største enkeltstående tidsforbruket, sitert av 34 prosent av arbeiderne.
Dette ble fulgt av lesing av e-post (31 prosent), oppdatering av data i regneark (19 prosent) og utarbeidelse av rapporter (14 prosent).
Andre la til å undersøke informasjon på nettet (17 prosent), og å analysere data (17 prosent) var spesielt tidkrevende.
Som et resultat føler 46 prosent seg overveldet av mengden admin som kreves i rollen deres, og 50 prosent innrømmer at det har fått dem til å vurdere å forlate jobben.
Til tross for den økende tilgjengeligheten av automatisering, har 43 prosent litt hjelp fra AI-verktøy, men kan klare seg med mer, mens 33 prosent sjelden eller aldri bruker noen verktøy for å støtte rollen sin.
Forskningen ble bestilt av Fyxer som en del av Admin Burden Index [http://www.fyxer.com/admin-burden-index]som utforsker produktivitetskostnadene ved rutineoppgaver og hvordan dette skjulte avløpet kan hemme forretningsveksten.
Rich Hollingsworth, administrerende direktør og medgründer av e-postassistenten, sa: «Admin har i det stille innebygd seg i moderne arbeid.
«En ekstra 10 minutter her, en time der, fordelt på hundrevis eller tusenvis av ansatte, fører raskt til enorme kostnader.
«Arbeidere føler trøkket, men uten noen måte å løse det på, har bedrifter normalisert det som bare «en del av jobben».
«AI er klar og i stand til å løfte denne byrden, og arbeidere er ivrige etter å ta imot hjelpen. Men de ser ikke at verktøyene de har gitt, faktisk fører til utfordringen.»
Det kom også frem at 37 prosent av de som føler seg overveldet av daglig administrasjon sier at det tar tid fra hovedansvaret deres.
Én av tre synes de er repeterende og kjedelige, og for 31 prosent hoper jobbene seg opp raskere enn de kan gjøre dem.
I tillegg har 55 prosent sett økt arbeidsmengde de siste 12 månedene, og av disse anslår de at 30 prosent av denne økningen er administrasjonsrelatert.
Som et resultat rapporterte 59 prosent å jobbe lengre enn avtalt arbeidstid minst én gang i uken, mens 11 prosent gjorde det hver dag.
I gjennomsnitt regner de med at de jobber nesten en time ekstra.
Undersøkelsen, utført av OnePoll, undersøkte også e-postvolumer, og avslørte at arbeidere mottar et gjennomsnitt på 48 e-poster om dagen og sender 36 i retur.
Ytterligere data fra Fyxers plattform avslører også at 40 prosent av e-postaktiviteten skjer utenom arbeidstiden.
Bare å skrive og svare på e-poster tar nesten to timer av den gjennomsnittlige arbeidsdagen.
Rich la til: «Menial, repeterende admin kan virke lav innsats, men det er en stor kilde til stress for selv de best betalte, mest senior talentene.
«Å sale arbeidere med oppgaver som gir liten verdi, dreper fokus, moral og inntekter.
«E-post symboliserer dette for så mange: de forventes å akseptere timer i innboksene sine fordi det er status quo, mens de streber etter å gjøre sitt virkelige, meningsfylte arbeid i tiden de har igjen.»
Topp 10 administrasjonsoppgaver som kaster bort mest tid:
- Skrive eller svare på e-poster
- Leser e-poster
- Undersøker informasjon på nettet
- Organisering av filer/dokumenter
- Analysere eller oppsummere data
- Utarbeide rapporter
- Legge inn eller oppdatere data i regneark eller systemer
- Administrere gjøremålslister eller oppgavepåminnelser
- Planlegge møter eller administrere dagbøker
- Sporing av prosjektfremdrift eller tidsfrister
