Det er ingen bedre følelse enn å sende en melding om at du ikke er på kontoret før du drar på ferie.
Det er til du fortsetter å motta endeløse «haster» e-poster som faktisk ikke haster.
Arbeiderne er utbrent og utslitt, og de vil nyte pausene når de har dem. For å få frem budskapet, dropper flere og flere mennesker høflige OOO-e-poster og etterlater mer butte automatiske svar.
Peter Harrison, en 29 år gammel interiørdesigner fra Portland, Oregon, forklarer i sitt automatiserte svar at han er «ute på PTO» og vil ikke sjekke e-post – og oppfordrer avsenderen til å gjøre det samme, Wall Street Journal rapportert.
«Ved å gjøre det vil du bidra til å fremme en arbeidsplass som er mennesker først, respekterer betalt avspasering, fremmer balanse og demonterer alltid-på-kultur,» heter det åpent i e-posten.
Harrison fortalte utsalgsstedet at han pleide å forlate standard ikke-på-kontoret-svar, men ble mer og mer overveldet av tilstrømningen av meldinger han fortsatt mottok.
«Vi lever i en kultur der vår tid og energi er alle andres å ta fra oss,» delte han. «Denne e-posten sier at kanskje vi alle kan gjøre det bedre.»
Barry Ritholtz, den 62 år gamle styrelederen og investeringssjefen i Ritholtz Wealth Management, er like sløv i sitt automatiske svar: «Jeg er ute av kontoret og har det mye mer moro enn å kommunisere med deg», heter det i svaret hans, ifølge til Journalen. «Jeg vil sannsynligvis glemme å sende deg en e-post.»
«I løpet av denne tiden vil jeg være ute av kontoret, ikke sjekke e-poster, unngå tekstmeldinger, ignorere Slack, la anrop gå til telefonsvarer, utenfor nettet, og generelt utilgjengelig. Som sådan er autosvareren min, vel, autosvar», skrev han senere i e-posten, og la til at hvis det virkelig er en nødssituasjon, kan de kontakte sentralbanksjef Jerome Powell, finansminister Janet Yellen og People’s Bank of China .
«Det er en feil oppfatning at hvis du sender e-post til noen, har du rett til et øyeblikkelig svar,» forklarte han. «Denne meldingen sier at du skal bremse rullen din. Hvorfor trenger du dette nå?»
En artikkel fra Harvard Business Review fra 2023 gjentok at et OOO-svar burde sette opp grenser, og la merke til at «hvis noens budskap virkelig er så viktig, vil de følge opp.»
Daniel Sieberg, forfatter av «The Digital Diet», har også oppfordret folk til å skrive i e-posten at de ikke vil lese eller svare på noe mens de er borte, og å følge opp etter at de kommer tilbake hvis det er viktig.
Bing Chen, en tidligere YouTube-leder som for tiden driver et investeringsselskap og en ideell organisasjon, advarer om at du i meldingen din ikke skal love noen form for respons i det hele tatt, spesielt når du vet at du ikke har tid til å svare, sa han WSJ.
Chens ikke-tilstedeværende melding – «Hvis dette haster, ta et dypt pust fordi få ting virkelig er det» – har tidligere gått viralt på sosiale medier. Den fungerer som en hyllest til hans avdøde far, som døde ung.
«Det er en påminnelse om å fokusere på det som virkelig er viktig,» la han til.
I tillegg til å være enkle med OOO-meldinger, lar folk dem stå på selv etter at de kommer tilbake for å gi dem tid til å ta igjen uten ekstra stress.
Da Katie Gold, 32, en assisterende professor som driver et forskningslaboratorium ved Cornell University, kom tilbake fra fødselspermisjonen sin, redigerte hun det automatiske svaret sitt for å si at hun «nylig» kom tilbake og «takker igjen betydelig etterslep», og takket deretter avsenderen for deres tålmodighet med forsinkede svar.
Hun planlegger å beholde dette svaret til babyen hennes fyller 1 år.
«Jeg drukner i e-poster fra folk som alle vil ha noe av meg,» delte Gold med Journal. «Responsanten får meg i det minste til å føle meg bedre med å ignorere folk. De har fått svar.»
Forskning viser at antall e-poster sendt og mottatt over hele verden hver dag har økt med 34 % siden 2017 – og det inkluderer ikke engang meldinger som kommer fra andre plattformer, som Slack eller Teams.
I følge Nadya Movchan, en personlig merkevareekspert og grunnlegger av kommunikasjons- og vekstfirmaet Movchan Agency, fortsetter 86 % av folk å motta uønskede e-poster i ferien.
Og personen på mottakersiden av e-posten blir alltid møtt med mer byrde enn avsenderen, noe som gjør kostnads- og nytteforholdet ekstremt ubalansert, sa Gloria Mark, professor emeritus ved Institutt for informatikk ved University of California, Irvine, til WSJ.
«Avsenderen får fordelen av e-posten fordi de ber om noe,» sa Mark, som studerer hvordan folk samhandler med teknologi i hverdagen. «Mottakeren må veldig ofte gjøre jobben.»
Heldigvis har mottakerne av e-post en tendens til å overvurdere hvor raskt avsendere forventer svar, ifølge noen undersøkelser, så det er ingen grunn til å bekymre seg hvis du bruker litt tid på å komme tilbake til en e-post.
«Det føles som om hver e-post er en falsk nødsituasjon,» sa Erica Dhawan, en strategikonsulent i St. Petersburg, Florida, og forfatter av en bok om digital kommunikasjon, til WSJ. «Likevel er presset internt.»
I mellomtiden har Gen Z tatt den butte OOO-ruten til et nytt nivå – både snert og frekk.
I et klipp som ble lagt ut 16. juli, delte Joshua Kessel, som går forbi @joshfrommarketing på TikTok, opptak av et videovedlegg for e-post han sendte medarbeidere med sin ikke-tilstedeværende melding.
Når folk sender meldinger til Kessel, blir de møtt med et svar som ber dem om å «se til vedlagte video» for spørsmål eller bekymringer mens han er borte.
«Hvis du ser på dette, er jeg sannsynligvis på et fly til Europa akkurat nå. Her er noen svar på noen vanlige spørsmål, sier han i klippet.
Mens noen syntes videoen med animasjoner, lydeffekter, grafikk og landskapsendringer var «så useriøs», beundret andre Gen Zs kreativitet og humor.
Til og med selskaper som Spotify, Burga, Los Angeles Chargers, Kiehl’s Siden 1851 og MCM har alle applaudert den virale videoen, kalt Kessel et «geni» eller sagt at han har «hovedkarakter»-energi.
«Å legge til litt kreativitet og humor her og det er ingen skade; e-poster, som gjør mange arbeidere stresset, er en perfekt plattform for det,” sa Movchan i en pressemelding.
Imidlertid anbefaler ledelseskonsulent Alison Green at for mye kreativitet kan ende opp med å bli en dårlig ting, avhengig av hvem som prøver å nå deg.
«Du vet aldri hvem som kan sende deg e-post mens du er borte, så fortsett med forsiktighet hvis du bruker humor,» delte hun i fjor med The Cut.
På samme måte, hvis du skal sette bort responsen til å nevne å drikke bort på stranden, vær oppmerksom på at det kanskje ikke lander godt hos noen som ikke kjenner deg.
Utendørsmeldinger bør holdes enkle, sier hun, og ikke tilby for mye personlig informasjon, være for kompliserte eller «utstråle en så åpenbar glede over å ikke være på jobb at mottakerne ender opp med å lure på om avsenderen noen gang kommer tilbake».
Det automatiske svaret ditt bør nevne at du er ute av kontoret, når du kommer tilbake og hvor tilgjengelig du er, hvis i det hele tatt. Men det er ikke nødvendig å dele hvorfor du er borte.
Hvis det å være rask og enkel høres for kjedelig ut for deg, foreslår Harvard Business Review å sette opp to forskjellige OOO-meldinger: en for interne e-poster hvor du kan ha det litt mer moro, og en for eksterne avsendere og kunder som er mer profesjonelle.
